La préparation du dossier du salarié est décisive. Il faut y apporter un soin tout particulier.

Il doit être préparé en double exemplaire : un original avec l'ensemble des pièces demandées et un dossier copie intégrale du précédent. Chaque exemplaire du dossier est à constituer en deux parties : la partie employeur et la partie salarié.

Comme pour un dossier juridique, il vaut mieux mettre les documents de même nature dans des sous-chemises séparées en indiquant sur chaque chemise le type de document qu'elle contient. En effet le fonctionnaire qui va examiner le dossier demandera tel original puis la photocopie puis tel autre, etc. Mieux c'est classé et identifié, mieux c'est ! Il est même utile de distinguer le dossier original du dossier copie par des couleurs de sous-chemises différentes. (voir la liste page 16)

Dans la partie « salarié » :

1/ sous chemise avec papiers d'identité, acte de naissance, diplômes, photographies couleurs (5 exemplaires), le CV, (si marié : livret de famille et actes de naissance des enfants), une enveloppe timbrée à son adresse.

2/ sous chemise avec éléments pouvant justifier la présence en France depuis cinq ans : factures Edf, Gdf, téléphone, ordonnances, déclarations d'impôt et feuilles d'impôts, …. classés par année.

3/ sous chemise avec fiches de paie des 12 derniers mois ou plus.

4/ sous chemise avec attestation de logement ou d'hébergement. Si logement à son nom => quittances. Si hébergement => attestation d'hébergement avec copie recto verso de la carte d'identité du logeur (voir modèle page 19)

5/ Sous chemise autres éléments : attestations de scolarité en France des enfants, éléments de santé, éléments d'intégration type formations linguistiques, adhésions sportives etc.

Dans la partie « employeur »

1/ Sous chemise certificat d'embauche en 4 exemplaires (imprimé CERFA 13653-02) et engagement de versement de la taxe à l'OFFI (imprimé CERFA 13662-03). Attention la qualification du salarié doit se retrouver dans la liste des 150 métiers ou celle des accords bilatéraux (voir page 17 et page 20)

2/ Sous chemise avec extrait K.Bis de moins de 3 mois (ou extrait K, ou déclaration de l'association à la Préfecture), copie statuts de l'entreprise, copie deux dernières pages du registre unique du personnel (ou déclaration des mouvements de main d'œuvre des trois derniers mois), copie attestation compte à jour des cotisations à l'URSSAF (ou deux derniers bordereaux déclaratifs), copie adhésion à la caisse des congés payés du bâtiment (si concerné).

3/ Lettre de l'employeur explicitant le recrutement de ce salarié, sa qualification et les difficultés de recrutement s'il s'agit d'un emploi de la liste des « 150 métiers ». Et s'il a employé ce salarié sous un nom différent, une attestation d'emploi sous ce nom différent (modèle en page 19).